Dans le cadre de la gestion quotidienne des petites entreprises, il est essentiel de disposer d'outils pratiques et adaptés qui permettent de gagner du temps, d'optimiser les processus et d'améliorer l'efficacité. Les TPE, en particulier, peuvent bénéficier d'une large gamme d'applications dédiées qui couvrent différents aspects de leur activité, allant de la gestion du temps à la maintenance préventive. Cet article vous présente des outils pratiques qui vous aideront à améliorer vos opérations et à faciliter votre gestion au quotidien.
Outils pour améliorer la gestion de votre entreprise
Dans un environnement de plus en plus compétitif, les petites entreprises doivent maximiser leur efficacité à travers l’utilisation d’outils adaptés à leurs besoins spécifiques. Ces solutions permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi d'optimiser les processus et de réduire les coûts liés à la gestion quotidienne. Que ce soit pour le suivi des temps de production, la gestion des devis ou encore la maintenance préventive, les outils numériques sont devenus incontournables pour les TPE. Examinons les différents outils disponibles pour simplifier votre gestion et améliorer la productivité de votre entreprise.
Outil de gestion des temps Chronographic
Cet outil qui repose sur des technologies internet évite la ressaisie manuelle des temps de production, facilite la facturation et le suivi des dossiers clients, aide à mieux respecter ses délais de fabrication. C'est une solution innovante pour les petites entreprises. Il permet de suivre avec précision les heures de production, de simplifier la facturation et d'améliorer le respect des délais de fabrication. En évitant la ressaisie manuelle des temps, cet outil garantit des données fiables et un meilleur suivi des projets.
Outil de transfert de fichiers : faciliter l'échange de données
Les petites entreprises, particulièrement celles dans les secteurs de la production ou du service, ont souvent besoin d'échanger des fichiers volumineux avec leurs clients. L'outil de transfert de fichiers par internet et protocole FTP répond à ce besoin en permettant l'envoi et la réception de fichiers lourds sans les contraintes des emails traditionnels. Grâce à une plateforme sécurisée et facile à utiliser, cet outil simplifie les échanges et protège les informations sensibles.
Outil de devis et gestion des commandes : un gain de temps précieux
La création de devis peut être une tâche répétitive et fastidieuse, mais avec l'outil de calcul de devis, ce processus devient rapide et efficace. Ce logiciel, conçu pour être utilisé par plusieurs personnes en même temps, permet de générer des devis, des bons de livraison, ou même des factures, tout en exportant automatiquement les commandes vers un logiciel comptable pour un suivi optimal.
Cabinet de conseil en gestion de projets IT
Le site arche-informatique.com est un cabinet de conseil en gestion de projets IT, spécialisé dans l’accompagnement des Directions des Systèmes d’Information (DSI), l’automatisation des tests logiciels (avec leur outil B2Suite), la gestion de projets complexes, le conseil stratégique, l’outsourcing IT, et l’audit technique.
Outil de transfert de fichiers par internet et protocole FTP
Cet outil permet aux clients de l’artisan-entrepreneur de lui faire parvenir de gros volumes de fichiers sans être embêté par les contraintes de limite de poids de fichiers de la messagerie. Vous pouvez aussi mettre à leur disposition vos fichiers sans tenir compte des limites de leurs boîtes aux lettres. Cette solution évite de mélanger vos fichiers de travail prépresse avec les autres mails. Il y a moins de risque de virus et les fichiers sont directement classés dans des répertoires clients individuels protégés par mot de passe.
Kit planning
Cet outil a pour objectif d'aider les entreprises à mettre sur pied et à faire vivre un planning de gestion de production. Il conserve une édition de planning propre accessible en temps réel. L'outil permet de saisir les fiches de production, d'assurer la gestion des postes sur 7 jours et l'archivage du planning. De plus, il permet aux conducteurs de saisir les travaux réalisés.
Outil de devis
Cet applicatif simple permet d'avoir un calculateur de devis multi-utilisateur. Vous décrivez le processus et les opérations à réaliser, l'applicatif vous propose les variables à saisir et réalise les calculs de devis correspondants. L'outil dispose d'une fonction "Edition" qui édite en pdf le devis, le bon de livraison ou encore la facture.Il permet également d'exporter les commandes vers le logiciel comptable.
Outil de diagnostic de maintenance
Cette application a pour objectif de permettre aux PME-PMI d'auto-diagnostiquer leur politique de maintenance et de leur proposer si nécessaire une solution adaptée en fonction de l'analyse du diagnostic. Cette application a été développée par l'équipe D²euterium de Polytech'Marseille dans le cadre d'un projet de réalisation technique en association avec le C.R.T.A (Centre de Ressources de Technique Avancées labellisé Pôle d’Innovation)
Mode d’emploi
- L’entreprise sélectionne sa région d’implantation et accède au formulaire de présentation de son activité (facultatif).
A la dernière page du formulaire, l’entreprise choisit son login (Raison sociale) et un mot de passe - À partir de son login et de son mot de passe, l’entreprise accède à l’outil
- Pour réaliser le diagnostic, ils doivent remplir des tableaux à partir d’une cotation exprimée en pourcentage (par tranche de 25%). Les tableaux correspondent à un synoptique général d’organisation de maintenance et comprennent plusieurs questions.
- Les résultats du diagnostic sont restitués par famille sous forme d’histogramme.
En fonction du pourcentage final, des couleurs sont utilisées de manière à identifier rapidement les fonctions ou ressources qui ne sont pas présentes dans l’entreprise