Le terme « workflow » est un anglicisme qui signifie littéralement « flux de travail ». Il désigne une suite événements et de tâches qui forment un processus. Les données, les informations et les tâches réalisées par les différents collaborateurs de l’entreprise suivront un flux bien déterminé pour parvenir aux résultats attendus. Pour gérer ce flux, des logiciels spéciaux ont été conçus pour automatiser les processus utilisés de manière répétitive. Cela donnera lieu normalement à la croissance de l’efficacité du processus.
Un outil pour renforcer l’implication des employés
Si la structure est peu organisée, l’architecture d’information de l’entreprise ne sera pas suffisante pour définir son workflow. Dans ce cas, il ne sera pas possible d’établir des standards. Si l’entreprise dispose d’outils adéquats, des logiciels peuvent améliorer le workflow. Par exemple, en utilisant la notation BPMN, les collaborateurs pourront eux-mêmes définir le workflow. Pour ce faire, Ils devront concevoir des systèmes et des processus métier. C’est pourquoi, le workflow est actuellement l’un des outils les plus efficaces pour améliorer l’implication des employés d’une entreprise. En participant directement dans la conception des processus, non seulement ils accroissent leur sentiment d’appartenance, mais ils deviennent en quelque sorte, les responsables de l’efficacité ou non du système. Bien sûr, l’utilisation de cet outil sera suivie de mesures d’accompagnement adéquates.
Un outil efficace dans l’établissement des responsabilités
La méthode classique veut que les responsabilités soient définies selon le poste occupé ou le niveau hiérarchique de chaque collaborateur. Le président décide des tâches à effectuer par les directeurs, qui définissent à leurs tours les tâches des superviseurs et ainsi de suite jusqu’au niveau le plus bas. Cette méthode classique est connue sous le nom de « verticalisation des fonctions et des positions ». Une analyse rapide suffirait pour percevoir le problème engendré par ce genre de système. On constate facilement qu’il y a un manque d’agilité au sein de l’entreprise, un excès de bureaucratie et un alourdissement des procédures. Tout cela cause des coûts inutiles. Ainsi, les outils de workflow constituent une solution permettant aux responsables de processus de définir les responsabilités de chaque collaborateur dans chaque équipe.
Un outil pour partager les connaissances
Répartir les tâches entre les professionnels au sein d’une entreprise n’est pas souvent évident. Dans les modèles de structure d’entreprise classique (moins automatisés), les informations sont concentrées dans les postes décisionnaires. Cela peut nuire considérablement aux stratégies mises en place. Les outils de workflow permettent de partager de manière automatique, les informations et les documents entre les personnes qui en ont réellement besoin.